Sammanfattning av KTH:s regler

Allmänna regler för representation

All representation bör utövas återhållsamt. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representation får inte vara lyxbetonad. Det finns ett krav på omedelbart samband som avser såväl tidpunkten och platsen för representation som de deltagande personerna. Dessa regler markerar att representation inte omfattar privata levnadsomkostnader, exempelvis för sällskapsliv, personlig gästfrihet osv.

Enligt Skatteverket kan utgifter för representation avse kostnader för mat, dryck och betjäning i samband med t ex restaurangbesök men även utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum, idrottsanläggning mm.

Dricks kan lämnas i undantagsfall vid restaurangbesök. Dricks får inte överstiga 5 % av representationskostnaden och ska rymmas inom beslutade beloppsgränser. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid taxiresa men får inte överstiga 5 % av priset för taxiresan.

Avdragsrätten för ingående moms i samband med representation är begränsad till ett av Skatteverket fastställt maxbelopp.

Extern representation

Det är framförallt syftet med representationen som bestämmer om den ska redovisas som extern eller intern, dvs inte deltagarnas organisatoriska hemvist. Extern representation riktar sig mot kontakter med omvärlden (andra universitet, enskilda forskare, företag mm) i syfte att skapa/upprätthålla/avsluta goda relationer mellan KTH och andra verksamheter.

Extern representation ska som regel vara fri från starksprit, undantag kan förekomma vid besök av utländska gäster.

KTH:s policy vid extern representation är att kostnaden inte får överstiga 800 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Samtliga kostnader för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och liknande kostnader ska rymmas inom beloppsgränsen.

PR

Som en form av extern representation i skattesammanhang betraktas även arrangemang som i första hand har ett PR-syfte, såsom jubileer och invigningar. Kostnaderna för arrangemangen bör betraktas som PR-kostnader, förmånsbeskattas inte och full avdragsrätt för moms gäller.

Intern representation

Representation riktad mot KTH:s anställda har en annan inriktning än extern representation och är i första hand en form av personalvård. Som intern representation betraktas även representation som riktar sig mot KTH:s studenter. Exempel på intern representation är:

  • Skolans informationsmöten om viktiga förändringar (envägskommunikation - ej avdelningsmöten, APT)
  • KTH-interna konferenser, planeringsmöten och kurser med schemalagt arbete minst 6 timmar per dag enligt program/agenda
  • Mottagning vid disputation och lic.
  • Mottagning för studenter
  • Personalfester, julluncher, uppvaktningar

Intern representation ska alltid vara fri från starksprit. Observera också allmänna regler för representation ovan samt regler för kostförmån.

Vid intern representation är beloppsgränsen 600 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Samtliga kostnader för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och liknande kostnader, samt moms ska rymmas inom beloppsgränsen. I samband med jullunch/julmiddag är beloppsgränsen för intern representation höjd till 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle.
Vid intern representation genom personalfest medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, biljetter, inträde mm på högst 400 kronor per person och tillfälle.

Personalvårdsförmån

Som personalvårdsförmån av mindre värde, betraktas t ex enklare förtäring på arbetsplatsen. Exempel på enklare förtäring (inte måltid) är kaffe, te, mindre smörgås, bullar eller frukt. Personalvårdsförmån förmånsbeskattas inte och full avdragsrätt för moms gäller.

Gåvor och uppvaktningar

Gåvor i marknadsföringssyfte är gåvor utan någon personlig karaktär och av ringa värde försedd med KTH:s namn och sigill. En sådan gåva är skattefri för mottagaren och full avdragsrätt för moms gäller. CSC-skolan köper centralt in lämpliga gåvor med KTH-logotype. De finns att hämta på skolans servicecenter mot rekvisition godkänd av avdelningsföreståndare.

I samband med att viktiga avtal tecknas för KTH eller att värdefullt samarbete inleds/avslutas, vid invigningar och jubileer kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Exempel på sådan gåva är blomsteruppsats, bok, chokladkartong, fruktkorg eller liknande. Begränsad avdragsrätt för moms gäller.

Endast följande gåvor till anställda är undantagna från skatteplikt:

  • Uppvaktning av enklare art med blommor (ej present) vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom, dödsfall eller anställningens upphörande
  • En julgåva där värdet inte överstiger 450 kr inkl. moms
  • Minnesgåvor, som kan ges vid maximalt två tillfällen under anställningstiden. Antingen när någon som varit anställd i minst 6 år fyller 50 år alternativt 60 år samt när någon som varit anställd i minst 6 år antingen slutar sin anställning alternativt går i pension. Skolans maxbelopp är 1000 kr per tillfälle.
Till sidans topp