Reseservice

Innan, under och efter din tjänsteresa behöver du ordna ett antal olika saker, reseförsäkring, reseorder, reseräkning.

När du som är anställd ska göra en tjänsteresa

Viktiga kom ihåg innan din tjänsteresa

  • Reseförskott betalas normalt inte ut. Kostnaderna i samband med din tjänsteresa ska betalas med faktura eller betalkort/FUP-kort med 60 dagars betalningstid. Detta ger gott om tid att göra reseräkning och få den godkänd.
  • Konferensavgift som betalas långt i förväg, löser du genom att göra en reseräkning i KTH-RES direkt efter att du har betalat in konferensavgiften. Välj reseräkningstyp ”Endast utlägg/bilersättning”. Ange betaldatumet för konferensavgiften och lägg reseräkningen i postfacket Travel and Expenses. Du får ersättning för betald konferensavgift innan tjänsteresan.

När du kommer hem och ska göra din reseräkning

  • Inom tre månader efter avslutad resa ska du som resenär göra en reseräkning i KTH-RES.
  • Skriv ut reseräkningen och bifoga originalhandlingar.
  • Lägg originalen i postfacket "Travel and Expenses".

Viktiga kom ihåg när du gör din reseräkning

  • Kompletterande information – lämnas till granskare/chef under fliken "Anteckningar" som visas i bottenmenyn i KTH- RES
  • För att granskning, attest och utbetalning ska ske – se till att den färdiga reseräkningen sparas som definitiv.
  •  Skanna och bifoga följande dokument under fliken "Anteckningar" i KTH-RES alternativt maila dem till reserakning@csc.kth.se .
    • Itinerary/resplan från resebyrån som visar samtliga flygtider (ej följesedel resekonto)
    • Alla kvitton och räkningar som styrker betalning sätts upp tydligt på papper
    • Växlingsnota eller kontoutdrag som visar verklig växlingskurs (annars används Oandas växlingskurs som finns i KTH-RES)
    • Program för konferens/workshop, mötesagenda för EU-projektmöte
    • Biljetter etc.
    • Boarding pass - Elektroniska boarding cards: Resenären ska begära dessa som mail vid incheckningen. Då finns det möjlighet att skriva ut dem senare och lämna som underlag till reseräkningen.
    • Eventuell blankett för representation,
    • se Representation

Här finner du svar på många vanliga frågor om din reseräkning.

Vanliga frågor och svar om reseräkningar

  1. Logga in i KTH-RES.
  2. Välj resa, skapa ny reseräkning
  3. Fyll i datum och tidpunkt för resans början hemifrån eller från KTH.

4. Fyll i datum och tidpunkt för ankomst i hemmet eller till KTH.

5. Fyll i resmål (stad), ändamål (möte, konferens, fältarbete, kurs, etc) och beskrivning

6. Fyll i procent, Org.enhet och projekt. Konteringen kan delas upp i olika projekt procentuellt. Om flera projekt är aktuellt, välj ny rad.

7a. Fyll i avresedatum och tidpunkt för flygets/tågets avgång från Sverige.
7b. Fyll i ankomstdatum och tidpunkt för flygets/tågets ankomst för resmålet.
7c. Samma uppgifter ska lämnas för återresan.

Anteckningar

Skriv kompletterande information till granskare/attesterande chef under "anteckningar" som finns längs ner i vyn!
Eller lämna egna anteckingar till exempel att flyget var försenat eller liknande.

8a. Klicka på Anteckningar
8b. Bocka för "Gör den här anteckningen permanent" för att dina filer inte ska kunna tas bort av misstag.
8c. Skriv din anteckning i det stora fältet.
8f. Bifoga alla inskannade dokument som hör till din reseräkning i form av pdf-filer genom att trycka på "Bifoga". Ta fram den sparade PDF-filen som du vill bifoga med hjälp av "Bläddra..."
8g Kom ihåg att spara!

Detaljerade instruktioner

  • Ev reseförskott ska kopplas till reseräkningen.
  • När reseräkningen är färdig ska den sparas som definitiv för att granskning , attest och utbetalning ska ske.
  • Skanna och bifoga följande dokument under "anteckningar" (alternativt maila dem till ) :
    • Itinerary/resplan från resebyrån som visar samtliga flygtider (ej följesedel resekonto)
    • Alla räkningar, kvitton eller kontoutdrag som styrker betalning sätts upp tydligt på papper
    • Växlingsnota eller kontoutdrag som visar verklig växlingskurs (annars används Oandas växlingskurs som finns i KTH-RES)
    • Konferensprogram för konferens, mötesagenda för EU-projektmöte (krävs av skattemyndigheten)
    • Biljetter etc
    • Boarding pass - Elektroniska boarding cards: Resenären ska begära dessa som mail vid incheckningen. Då finns det möjlighet att skriva ut dem senare och lämna som underlag till reseräkningen.

Boka resa och hotell åt besökare eller student

  • Boka en resa och hotell till icke anställda gör du det genom att kontakta KTH:s resebyrå via telefon eller tar hjälp av servicecenter service@csc.kth.se minst fem dagar innan du ska resa.
  • Servicecenter behöver följande information om din besökare:
    • Datum från/till
    • Syfte med besöket
    • Personnamn enligt passet för resenären
    • Personnr/födelsenr
    • Bostadsadress
    • Postadress
    • Mobilnr till resenär
    • E-post till resenär
    • Överenskommelse: (T.ex arvoden, reseersättning mm)
    • Avdelning/projektnr
    • Fakturareferens

Resebokning och resestipendier för studenter

  • Skicka ett mail till service@csc.kth.se minst fem dagar innan studenten ska resa som hjälper till med resebokning och resestipendieansökan.
  • Ansök om reseförsäkring för studenter genom att skicka ett mail till forsakring@kammarkollegiet.se.
  • Resestipendier för studenter, som är instiftade av skolan, tar avdelningschef beslut om.
Till sidans topp