Konferens

När du ska ha en större konferens, för att lyckas samt att du ska känna dig trygg, behöver planeringen starta tidigt. Önskar du stöd av servicecenter, kontakta oss så fort du får vetskap om en konferens minst 12 månader innan konferensen äger rum.

Mötesprocessens fyra steg

  1. Uppstart
  2. Planering
  3. Genomförande
  4. Utvärdering

Anmäl din konferens till servicecenter via formuläret.

Servicecenter är behjälpliga med:

Här ser du vad som gäller kring representation.

Bokning av lokaler till din konferens

  • Lokaler inom CSC- skolan bokas via möten
  • Lokaler KTH Campus bokas via: Lokalbokningen KTH .
  • Här kan du söka bland KTHs föreläsnings-, övnings- och labbsalar och se vilka som är lediga en viss tid: www.csc.kth.se/utbildning/lokaler/lediga/
  • OBS! Visste du att när du bokar en lokal på KTH för en konferens så kontroller att du får tillägget på 15% på den totala lokalhyran för de kringarrangemang som kommer behövas. För de 15% så ingår extra städ, teknikhjälp i lokalen vid uppstart, extra möbler som KTH har i sitt sortiment, vikväggar som kan användas för posters( mått 90*180 cm), skyltställ för vägvisnings utomhus(innehållet till skylten måste konferensen göra själva), WIFI o.s.v.
  • Om det är en konferens med mindre än 150 deltagare ska konferensarrangören själv göra beställningar av de saker de behöver till mail: 9200@admin.kth.se förutom WIFI, det hjälper IT-support (AV-teknik) till med av-teknik@kth.se.
  • Mer i detalj om vad som gäller finns på följande länk KTH:s evenemangsavdelning
  • Kurs och konferensanläggningar: Avropa.se, se konferenser

Budget och finansiering

  • Alla konferenser, event och möten med egna intäkter SKA ha en budget som ska göras när planeringen börjar. Ta alltid hjälp med budgetmall/budgetplaneringen
  • Alla avgifter och sponsring är momspliktigt.
  • Sponsring måste faktureras i SEK
  • Vid sponsring ska alltid avtal skrivas och det är viktigt att du använder rätt mall.
  • För att föreläsare och gäster ska få sin ersättning i rimlig tid måste en ansökan om arvode ske inom 3 månader

KTH:s varumärke

Kommunikation syftar inte bara till att omvärlden ska känna till KTH. Den bidrar också till att stärka och synliggöra en enhetlig bild av KTH hos våra olika intressenter och såväl logotyp som namn är varumärkesskyddat och måste därför användas enligt gällande riktlinjer. Följ alltid KTH:s ramavtal .
Nyfiken? Läs mer under KTH:s varumärke.

Har du frågor, maila service@csc.kth.se .

Tips & förklaringar

  • Var ute i god tid - med framförhållning kommer du långt och du som arrangör får ett större utbud av möjligheter att välja emellan.
     
  • Var tydlig - var tydlig i all din kommunikation och ta inte allt som självklart (förutsätt att ingen är tankeläsare).
     
  • Syfte och mål -.detta styr valet av lokal, möblering, upplägg och lämpliga kring arrangemang.
     
  • Checklista - skapa en checklista med milstolpar för att inte missa någon viktig del.
     
  • Övernattning / dagkonferens - om du önskar att dina gäster ska sammansvetsas på ett bra sätt, lägg konferensen på lite längre avstånd från KTH och kanske övernattning eller lunch till lunch. En dags konferens i deltagarnas närmiljö är å andra sidan ett smidigt alternativ, som ändå bjuder på miljöombyte och en stunds fokus.
    För bokning, besök avropa.se
     
  • Lokal - efter konferensens syfte
  • Hotell - De mest populära förslagen för bokning av hotell, som ligger nära campus är:
  •   Wallquistska kan du boka gästrum för dina besökare till förmånliga priser
  •   Elite Hotel Arcadia
  •   Scandic Park
  •   BEST WESTERN PLUS Time Hotel
     
  • Catering - se till att i ett tidigt skede ta reda på eventuella specialkoster, gärna i samband vid registrering/inbjudan.
    Välj gärna ett annat alternativ till kaka, som frukt, och glöm inte att förse deltagarna med vatten.
     
  • Kontaktlista - för att minska stress vid eventuella akuta situationer se till att skapa en kontaktlista över leverantörer och nyckelpersoner
     
  • Kulturella skillnader - det finns en del kulturella skillnader som man bör ta i bejakande när det gäller utländska gäster som tex. rökning, middagstider, språk (tolk?), laktosfrimjölk istället för vanlig etc.
     
  • Agenda - Inled konferensen genom att visa din agenda och vilka eventuella restriktioner som gäller i lokalen.
    Planera även in tid för flera korta pauser och avbrott i schemat. Deltagarna tar då in information mer effektivt, samtidigt som personliga möten och aktivt nätverkande utanför själva möteslokalen ger stimulans som bidrar till helheten.
    KTH har en agendamall som passar utmärkt för konferenser.
     
  • KTH Evenemangsavdelning - Om du ska arrangera en större konferens, tar servicecenter hjälp av KTH Evenemangsavdelning du kan även kontakta dem direkt.
Till sidans topp